Начальник секретариата
майор внутренней службы Горбань Ольга Петровна
Адрес: 630051, г. Новосибирск, пр. Дзержинского, 34
Секретариат Главного управления Федеральной службы исполнения наказаний по Новосибирской области (далее – секретариат, ГУФСИН России по Новосибирской области) является самостоятельным структурным подразделением ГУФСИН России по Новосибирской области (далее – ТО).
В своей деятельности секретариат руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, международными договорами Российской Федерации, актами Федеральной службы исполнения наказаний (далее – ФСИН России), ГУФСИН России по Новосибирской области.
Секретариат является основным структурным подразделением ТО по вопросам документационного обеспечения и осуществления организаций, координации и контроля за деятельностью структурных подразделений ТО и подведомственных учреждений УИС Новосибирской области.
Основными задачами секретариата являются:
Документационное обеспечение управленческой деятельности ГУФСИН России по Новосибирской области, обеспечение единого порядка организации работы с документами;
Организация, координация и контроль деятельности структурных подразделений ТО и подведомственных учреждений УИС Новосибирской области.
Проведение анализа деятельности ГУФСИН России по Новосибирской области и подведомственных учреждений по документационному обеспечению и работе с обращениями граждан;
Организация и проведение: экспертизы ценности документов и дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбора документов и дел с временными сроками хранения, подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях ТО и выделенных к уничтожению документов и дел за предыдущие года, сроки хранения которых истекли.
Основными функциями секретариата являются:
Организация:
Документационного обеспечения руководства, внедрения и использования программно-технических комплексов и систем электронного документооборота (далее – СЭД) при подготовке документов, обращений граждан, ведения делопроизводства в ТО и в подведомственных учреждениях;
Оперативного доведения документов до руководителей ТО.
Осуществление:
Организационно-методического руководства канцелярий учреждений УИС Новосибирской области, уполномоченными секретариата в структурных подразделениях ТО;
Организации разработки нормативно-методических документов.
Контроль:
Внедрения организационной и вычислительной техники в процесс делопроизводства;
Соблюдения правил разработки, хранения документов исполнителями и обращения с ними;
Выполнения требований нормативных документов по ведению делопроизводства и архивного дела в ТО и в подведомственных учреждениях;
За исполнением документов, обращений, подготовки ответов на обращения граждан и организаций;
Исполнения требований нормативных правовых актов, регламентирующих деятельность учреждений и органов УИС в организации и ведения делопроизводства и работы с обращениями граждан.
Обеспечивать:
Организацию и правильное ведение делопроизводства в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации;
Прием и первичную обработку поступивших в ТО документов, обращений, их своевременную регистрацию;
Своевременную передачу поступивших документов, обращений на рассмотрение руководителю ТО и его заместителям;
Своевременную регистрацию отправляемых документов, ответов на обращения.